Un client vous rappelle pour un chantier terminé depuis deux ou trois ans : il a perdu sa facture et en a besoin pour une déclaration d'impôts, un dossier d'assurance ou la revente de son logement. Il se demande si vous pouvez refuser. Vous n'avez pas de raison de le faire, et vous n'avez pas non plus à refaire une facture : il suffit d'un duplicata, identique à l'original.

Peut-on refuser un duplicata de facture ?

Non. Aucun article de loi n'écrit noir sur blanc « le client a droit à un duplicata », mais l'obligation découle de deux règles qui s'appliquent à toute entreprise, artisan compris :

• L'obligation de facturer. Entre professionnels, la facture est obligatoire pour toute vente ou prestation (article L441-9 du Code de commerce). Pour un particulier, le prestataire doit remettre une note dès 25 € TTC, établie en double, et en garder un exemplaire (arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983). Pour des travaux, cette note prend la forme de votre facture.
• L'obligation de conserver. Les factures sont des pièces justificatives comptables. Elles se gardent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du Code de commerce), et 6 ans au minimum pour l'administration fiscale (article L102 B du Livre des procédures fiscales).

Tant que vous devez garder la facture, vous l'avez sous la main, et rien ne vous autorise à en refuser une copie au client pour qui elle a été établie. Seul le client concerné (ou son représentant) peut la réclamer : vous n'avez pas à envoyer la facture d'un client à un tiers qui n'a rien à voir avec le chantier.

Passé le délai de conservation, en revanche, plus rien ne vous oblige à avoir gardé le document. Une facture de 2012 que vous n'avez plus, vous ne pouvez pas la reproduire.

Qu'est-ce qu'un duplicata de facture, et en quoi diffère-t-il d'une copie ?

Le duplicata est une réédition, par l'émetteur, d'une facture déjà émise. Il ne crée aucune nouvelle opération : même numéro, même date, mêmes montants, même détail des prestations. Seule la mention « Duplicata » s'ajoute.

Une simple copie (une photocopie faite par le client, une capture d'écran) n'a pas ce marquage. La différence compte pour la TVA : toute TVA mentionnée sur une facture est due du seul fait qu'elle y figure (article 283, 3 du Code général des impôts). Deux documents qui ressemblent chacun à un original peuvent laisser croire à deux opérations, avec le risque d'une TVA payée deux fois ou déduite deux fois par un client professionnel. La mention « Duplicata » écarte ce risque.

Certains organismes demandent une copie « certifiée conforme ». Dans ce cas, ajoutez au duplicata la mention « Copie certifiée conforme à l'original », datée et signée.

Comment faire un duplicata de facture ?

1. Repartez de la facture d'origine, sans rien modifier : numéro, date d'émission, client, adresse du chantier, lignes, taux de TVA, totaux.
2. Ajoutez la mention « Duplicata » en évidence, en en-tête ou en travers du document. Des formulations comme « Duplicata de la facture n° F-2024-118 » ou « Duplicata délivré en remplacement de l'original égaré » conviennent.
3. N'attribuez aucun nouveau numéro. Le duplicata n'entre pas dans votre séquence chronologique : un numéro supplémentaire ferait apparaître une facture qui n'existe pas en comptabilité.
4. Envoyez-le par le même canal que la demande, en PDF par email le plus souvent.

Si le client veut surtout prouver qu'il a payé, ajoutez sur le duplicata la date et le mode de règlement : c'est alors une facture acquittée. Si l'original contenait une erreur (mauvais taux de TVA, mention manquante), le duplicata la reproduit à l'identique ; pour la corriger, il faut une facture rectificative. Les mentions à vérifier sont listées dans notre guide des mentions obligatoires d'une facture.

Un duplicata de facture est-il gratuit, et en combien de temps doit-il être fourni ?

Aucun texte n'impose la gratuité, et aucun ne fixe de tarif. La pratique courante est de fournir le duplicata gratuitement, d'autant qu'il s'agit souvent de renvoyer un PDF. Des frais peuvent se justifier pour une recherche longue dans des archives papier. S'il y en a, annoncez-les au client avant de faire la recherche, et gardez un montant en rapport avec le temps passé : des frais dissuasifs reviendraient à un refus déguisé.

Côté délai, la loi ne fixe rien non plus. Avec un logiciel de facturation, quelques minutes suffisent. Avec un classeur ou un carnet à souche, comptez quelques jours. Au-delà de deux semaines sans réponse, le client est fondé à relancer par écrit.

Vous êtes client : que faire si on vous refuse un duplicata ?

Si vous êtes le client et que l'artisan, le commerçant ou le prestataire ne répond pas ou refuse :

1. Faites une demande écrite (email puis, sans réponse, courrier recommandé avec accusé de réception) en indiquant la date de l'achat ou des travaux, le montant, le numéro de facture si vous l'avez, et l'usage prévu.
2. Rappelez l'obligation de conservation de 10 ans prévue par l'article L123-22 du Code de commerce.
3. Signalez le refus sur SignalConso, le service de la DGCCRF, si vous êtes un particulier.
4. Saisissez un conciliateur de justice (démarche gratuite) si le document est indispensable, par exemple pour un sinistre couvert par la garantie décennale.

En attendant, votre relevé bancaire, le devis signé ou l'échange d'emails peuvent servir de commencement de preuve du paiement. Ils ne remplacent pas la facture pour une déduction de TVA par une entreprise, ni pour certaines démarches fiscales.

Combien de temps un artisan doit-il pouvoir fournir un duplicata ?

Autant de temps qu'il doit conserver la facture. Plusieurs délais se croisent autour d'un même document, et ils n'ont ni la même durée ni le même point de départ.

Une facture peut donc être prescrite pour réclamer un paiement tout en restant soumise à l'obligation de conservation, et donc de duplicata. Ce décalage est détaillé dans notre article sur la prescription d'une facture impayée.

Pour une facture électronique, l'archivage doit garantir l'intégrité et la lisibilité du document pendant tout ce délai : les règles sont rappelées dans notre guide sur la dématérialisation des factures. Avec la facturation électronique obligatoire, les factures entre professionnels transiteront par une plateforme agréée qui les conserve des deux côtés : un client professionnel pourra retrouver lui-même la facture dans son propre espace. Pour un client particulier, rien ne change, le duplicata reste à votre charge.

En pratique avec Chantiq

Chaque facture reste rattachée à son projet dans Chantiq, avec son PDF d'origine accessible en quelques secondes, quelle que soit l'ancienneté du chantier. Pour répondre à une demande de duplicata, vous retrouvez le projet et vous récupérez le PDF de la facture, avec son numéro d'origine. Chantiq n'appose pas encore la mention « Duplicata » automatiquement : ajoutez-la sur le document avant l'envoi. Vous n'avez pas à fouiller des archives, et vous ne risquez pas de créer une nouvelle facture par erreur. Pour garder aussi une trace côté comptable, voir la fiche export comptable FEC.

Pour tester sur vos prochains chantiers : essai de 7 jours, 3 devis inclus.