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Guides pratiques, conseils et actus pour les artisans du batiment. TVA, mentions legales, prix materiaux et bien plus.
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Guides pratiques, conseils et actus pour les artisans du batiment. TVA, mentions legales, prix materiaux et bien plus.
Un client a perdu la facture d'un chantier fini depuis deux ans et vous en redemande une copie. Vous n'avez ni le droit de refuser, ni besoin de refaire un document : c'est un duplicata, identique à l'original, qu'il faut fournir.
Un client vous rappelle pour un chantier terminé depuis deux ou trois ans : il a perdu sa facture, il en a besoin pour une déclaration d'impôts, un dossier d'assurance ou une revente de bien. Vous n'avez ni le droit de refuser, ni la possibilité d'inventer un nouveau document : ce que vous devez produire, c'est un duplicata, identique en tout point à l'original.
Réponse rapide
Un duplicata de facture est une copie exacte d'une facture déjà émise, marquée « Duplicata », fournie quand un client a perdu son exemplaire. Le contenu, le numéro et les montants restent strictement identiques à ceux de la facture d'origine. Un artisan ne peut pas refuser d'en délivrer un dans les 10 ans qui suivent l'émission, durée légale de conservation des factures.
C'est une copie conforme d'une facture déjà émise. Le duplicata ne crée aucune nouvelle opération comptable : il reprend exactement le même numéro, la même date, les mêmes montants et le même détail de prestations que l'original, avec la seule addition de la mention « Duplicata ».
À la différence d'une facture rectificative, le duplicata ne corrige rien. À la différence d'une facture d'avoir, il ne modifie aucun montant. C'est une simple réédition, destinée à remplacer physiquement un document perdu.
Oui, et la durée pendant laquelle vous devez pouvoir y répondre découle d'une obligation qui vous concerne directement : la conservation des documents comptables pendant 10 ans, imposée par l'article L123-22 du Code de commerce. Tant que vous êtes tenu de conserver une facture, vous devez être en mesure d'en produire une copie sur demande.
Cette obligation ne vise pas seulement le client d'origine : un maître d'ouvrage, un assureur ou l'administration fiscale peuvent également demander à consulter une facture archivée, dans le cadre d'un contrôle ou d'un litige.
Refuser purement et simplement n'est pas conforme à l'obligation de conservation qui pèse sur vous : si vous devez garder le document, vous devez pouvoir le restituer.
En revanche, des frais administratifs raisonnables peuvent être appliqués, en particulier si la demande porte sur un document ancien nécessitant une recherche dans une archive papier. Ces frais doivent rester justifiés et proportionnés : ils ne peuvent pas transformer une obligation légale en dissuasion déguisée.
Notre avis
La marche à suivre tient en peu de chose :
Si ce que réclame le client est une preuve que la facture a été réglée, et non simplement une copie de son contenu, c'est une facture acquittée qu'il vous faut plutôt fournir, en ajoutant la mention de paiement au duplicata.
Trois délais se croisent autour d'une même facture, et ils ne se terminent pas en même temps.
| Délai | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Obligation de conservation (et de duplicata) | 10 ans | Émission de la facture |
| Prescription face à un client particulier | 2 ans | Achèvement des travaux |
| Prescription entre professionnels | 5 ans | Achèvement des travaux |
L'obligation de fournir un duplicata n'a de sens que si l'archivage suit derrière. Pour une facture électronique, cet archivage doit respecter des conditions précises (intégrité du contenu, lisibilité, piste d'audit fiable), rappelées dans notre guide sur la dématérialisation des factures. Pour l'export comptable de vos factures et leur suivi dans la durée, voir aussi la fiche export comptable FEC.
Un point mérite d'être distingué de la prescription : l'obligation de conservation (10 ans) et le délai pour réclamer un paiement (2 ans face à un particulier, 5 ans entre professionnels) ne courent pas sur la même durée. Une facture peut donc être définitivement prescrite pour une action en paiement tout en restant soumise à l'obligation de conservation et de duplicata, comme expliqué dans notre article sur la prescription d'une facture impayée.
Un duplicata ne corrige rien : il reproduit un document existant à l'identique, erreurs comprises s'il y en avait. Si la facture d'origine comportait une erreur (mauvais taux de TVA, mention manquante), fournir un duplicata revient à reproduire cette erreur, pas à la corriger. Dans ce cas, c'est une facture rectificative qu'il faut émettre, pas un duplicata.
Retour terrain
Chaque facture reste rattachée à son projet dans Chantiq, avec son PDF d'origine accessible en quelques secondes, quelle que soit l'ancienneté du chantier. Répondre à une demande de duplicata revient à retrouver le projet et à renvoyer le même document, sans recherche dans une pile d'archives papier ni reconstruction manuelle du contenu.
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C'est une copie exacte d'une facture déjà émise, marquée « Duplicata », fournie quand le client a perdu son exemplaire d'origine. Ce n'est ni une nouvelle facture ni un document différent : le contenu, le numéro et le montant restent strictement identiques à ceux de la facture initiale.
Non. L'obligation de conserver ses factures pendant 10 ans, prévue par l'article L123-22 du Code de commerce, implique de pouvoir en fournir une copie sur toute cette période. Un refus pur et simple n'est pas conforme à cette obligation.
10 ans à compter de l'émission de la facture, durée de conservation légale des documents comptables imposée par le Code de commerce. Passé ce délai, rien n'oblige plus à conserver ni à fournir le document.
Oui, à condition de reprendre exactement le même contenu (numéro, date, montants, TVA) et de porter la mention « Duplicata ». Ce n'est pas un document distinct sur le plan fiscal ou comptable : c'est la preuve d'une opération déjà comptabilisée, simplement réimprimée ou réenvoyée.
Des frais administratifs raisonnables peuvent être appliqués s'ils sont justifiés (temps de recherche dans une archive papier ancienne, par exemple), mais ils doivent rester proportionnés et ne peuvent pas servir de prétexte pour dissuader une demande légitime.
Reprenez le document original tel quel, sans en modifier le numéro, la date ni les montants, et ajoutez la mention « Duplicata » de façon visible. Aucune nouvelle numérotation n'est nécessaire, puisqu'il ne s'agit pas d'une nouvelle facture.
Oui, au même titre que l'original, puisqu'il en reprend exactement le contenu. C'est même souvent la seule pièce disponible plusieurs années après un chantier, quand l'original a été perdu par le client ou par vous-même.
Décrivez votre chantier par texte, voix ou photo. L'IA fait le reste.